Οι επίσημες επιστολές ευχαριστιών εξυπηρετούν επίσημες περιστάσεις που απαιτούν αναγνώριση πέρα από ένα κτύπημα στην πλάτη ή μια απλή ευχαριστία. Για παράδειγμα, ο πρόεδρος της εταιρείας μπορεί να θέλει να στείλει μια επιστολή αναγνώρισης στον Mark για τον καθορισμό ενός ρεκόρ πωλήσεων της εταιρείας.
Ο διευθυντής πωλήσεων μπορεί επίσης να θέλει να παρακολουθήσει την επιστολή του προέδρου με μια τυπική δική σας ευχαριστήρια επιστολή για την τόσο ισχυρή συμβολή στην επιτυχία της εταιρείας.
Ο διευθυντής Ανθρωπίνων Πόρων μπορεί να θέλει να αναγνωρίσει το τμήμα που ολοκλήρωσε όλα τα ανοικτά προγράμματα εγγραφής τρεις μέρες νωρίτερα και δεν χρειάστηκε να ακολουθήσει την παρακολούθηση του ανθρώπινου δυναμικού. Ο διευθυντής μάρκετινγκ μπορεί να χρησιμοποιήσει μια επίσημη ευχαριστήρια επιστολή για να ευχαριστήσει την ομάδα που κέρδισε βραβεία στις εκστρατείες για τις εκστρατείες ενημέρωσης που πραγματοποιήθηκαν στη βιομηχανία
Λάβετε υπόψη ότι μια επιστολή ευχαριστίας είναι επίσης κατάλληλη για συναδέλφους, υπαλλήλους σε διαφορετικά τμήματα, διαχειριστές, επιβλέποντες και στελέχη, καθώς και από το αφεντικό του υπαλλήλου. Κανείς δεν θα αισθανθεί ποτέ δυσαρεστημένος όταν λάβει μια σημείωση ευχαριστίας ή μια επιστολή αναγνώρισης.
Πώς να αναγνωρίσετε τυπικά έναν υπάλληλο ή μια ομάδα
Σας ευχαριστώ οι επιστολές και οι άλλες μέθοδοι αναγνώρισης των εργαζομένων είναι ευπρόσδεκτες όταν παρουσιάζονται αποτελεσματικά στον υπάλληλο ή στην ομάδα .
Η καλύτερη επίσημη αναγνώριση είναι:
- Σε εύθετο χρόνο για την εκδήλωση ή την συνεισφορά για την οποία αναγνωρίζετε τον υπάλληλο ή την ομάδα.
- Όσο πιο συγκεκριμένο είναι το γιατί αναγνωρίζετε τον υπάλληλο ή την ομάδα . Εκτός από την επιθυμία του εργαζομένου ή της ομάδας να αισθάνονται ανταμοιβή και αναγνώριση, επικοινωνείτε επίσης τις ενέργειες ή τις συμπεριφορές που θα θέλατε να δείτε περισσότερα από αυτά.
- Τυχαία παρουσιάστηκε έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μην αρχίζουν να αισθάνονται σαν να κάθε φορά που συνεισφέρουν, μια επίσημη επιστολή ευχαριστίας θα σας προσκομίσει ο διευθυντής. Θέλετε την αναγνώριση των εργαζομένων να κάνει τον υπάλληλο να αισθάνεται καλά για τη συμβολή της. Δεν θέλετε η επιστολή να γίνει δικαίωμα .
- Καλά γραμμένο σε επίσημα χαρτικά. Οι εργαζόμενοι θησαυρίζουν αυτά τα γράμματα και τα κρατούν για πάντα πλαισιωμένα στον τοίχο τους, καρφωμένα στην κασετίνα τους, ή στο αρχείο μνήμης τους. Η επιστολή πρέπει να φαίνεται και να νιώθει σαν μια μεγάλη υπόθεση - επειδή είναι για τον υπάλληλο ή την ομάδα.
Συχνές ευχαριστίες επιστολές είναι μια εξαιρετική προσθήκη σε εργαλεία εργαλείο ενός ηγέτη. Εδώ είναι ένα δείγμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως οδηγό όταν γράφετε τον δικό σας υπάλληλο σας ευχαριστώ επιστολές.
Τυπικό παράδειγμα επιστολής ευχαριστιών
Αγαπητή Μαρία,
Η σημερινή παρουσίαση πραγματοποιήθηκε πολύ καλά και έγινε καλά δεκτή από τους διαχειριστές των τμημάτων. Ήμουν επίσης ευτυχής που διαπιστώσαμε ότι η ομάδα πέτυχε τους βασικούς της στόχους. Θέλω προσωπικά να σας ευχαριστήσω που βοηθήσατε ανεπίσημα την ομάδα του έργου σας να μείνετε σε καλό δρόμο και να επιτύχετε τους στόχους σας για αυτή τη σημαντική συμβολή στην κερδοφορία μας φέτος.
Χωρίς την προθυμία σας να επιταχύνετε και, παρά τις κάποιες πιέσεις από τα μέλη της ομάδας, να επιμείνετε στη διατήρηση της ομάδας σε καλό δρόμο, το έργο θα έχει σίγουρα απομακρυνθεί. Αυτό θα ήταν κακό για τους πελάτες μας και τα επιχειρηματικά μας αποτελέσματα φέτος.
Συγκεκριμένα, ο προγραμματισμός των συναντήσεων με συγκεκριμένο σκοπό, η χρήση μιας ημερήσιας διάταξης με κατανομές χρόνου, τα πρακτικά των συνεδριάσεων που διανεμήθηκαν εντός 24 ωρών και η εξαιρετική διευκόλυνση συνάντησης βοήθησαν πραγματικά την ομάδα να σημειώσει πρόοδο. Αυτοί, με την ηγεσία σας, πέτυχαν το επιθυμητό αποτέλεσμα - αύξηση κατά 5% της κερδοφορίας του προϊόντος.
Από τη δημιουργική πλευρά, η ανάληψη της ομάδας σε εκδρομές στην ύπαιθρο για να δούμε τι είχαν κάνει αρκετές μη ανταγωνιστικές εταιρείες σε ένα παρόμοιο έργο ήταν επίσης ένας βασικός παράγοντας επιτυχίας. Έφεραν χρήσιμες νέες γνώσεις στην εταιρεία.
Και πάλι, ευχαριστώ. Το έργο άξιζε καλά το χρόνο και τις επενδύσεις σας και, εξ ονόματος ολόκληρης της ομάδας διαχείρισης, θέλω να ξέρετε ότι εκτιμούμε πραγματικά τις προσπάθειές σας.
Θα λάβετε επίσης ένα μπόνους ύψους 5.000 € για να σας ευχαριστήσω για τη συνεισφορά σας. Θα το λάβετε στο επόμενο paycheck σας.
Χαιρετισμοί,
Άλισον Γουέλνερ
Αντιπρόεδρος της διαχείρισης προϊόντων