Πώς να γράψετε επιστολές επίπληξης για την απόδοση των εργαζομένων
Οι επιστολές επίπληξης αποτελούν σημαντική συνιστώσα στην τεκμηρίωση του προβλήματος απόδοσης εργαζομένων για τον εργαζόμενο και τον εργοδότη.
Οι γραπτές επιστολές επίπληξης αναφέρουν σαφώς και συγκεκριμένα τις επιδόσεις που πρέπει να βελτιωθούν και τις συνέπειες εάν η επίδοση δεν βελτιωθεί.
Οι επιστολές επίπληξης γενικά ακολουθούν την προφορική καθοδήγηση από τον επιβλέποντα. Προβλέπεται συχνά μια λεκτική διόρθωση στον υπάλληλο, που ονομάζεται προφορική προειδοποίηση ή επίσημη προφορική προειδοποίηση, σχετικά με το ζήτημα της απόδοσης ή σχετικά προβλήματα επιδόσεων.
Ανάλογα με την αμεσότητα και τη σοβαρότητα του προβλήματος των επιδόσεων, όμως, η επιστολή επίπληξης μπορεί να ξεκινήσει τη συζήτηση για την απόδοση, αλλά αυτό είναι ασυνήθιστο.
Συστατικά των επιστολών επίπληξης
Τα αποτελεσματικά επιστολή επίπληξης έχουν αυτά τα στοιχεία.
- Μια σαφής δήλωση του προβλήματος ή του ζητήματος απόδοσης που πρέπει να βελτιώσει ο υπάλληλος.
- Η επιστολή επίπληξης μπορεί να απαριθμήσει διάφορα παραδείγματα τρόπων με τους οποίους ο εργαζόμενος μπορεί να αλλάξει την απόδοσή του για να συμμορφωθεί με τις προσδοκίες απόδοσης . (Αυτό παρέχει στον εργαζόμενο μια κοινή εικόνα ή ένα κοινό νόημα γύρω από τις προσδοκίες του επιβλέποντος.)
- Ο αντίκτυπος της μη εκτέλεσης στην επιτυχία του εργαζομένου και του οργανισμού. (Πώς η αποτυχία να έχει αρνητικές επιπτώσεις στον εργασιακό χώρο.)
- Εάν είναι απαραίτητο, ένα χρονοδιάγραμμα εντός του οποίου πρέπει να βελτιωθεί η απόδοση του υπαλλήλου.
- Εάν είναι απαραίτητο, ημερομηνία λήξης ή ημερομηνία λήξης κατά την οποία ο επιβλέπων θα επαναξιολογήσει την απόδοση του υπαλλήλου.
- Μια σαφής δήλωση σχετικά με τις συνέπειες που μπορεί να αναμένει ο εργαζόμενος εάν η απόδοσή του δεν βελτιωθεί όπως περιγράφεται στην επιστολή επίπληξης.
- Η υπογραφή του επιβλέποντος ή του διευθυντή του υπαλλήλου.
- Η υπογραφή του υπαλλήλου, του οποίου η επίδοση είναι το επίκεντρο της επιστολής επίπληξης. Η επιστολή περιέχει γενικά μια δήλωση ότι η υπογραφή των εργαζομένων αντιπροσωπεύει ότι έλαβαν την επιστολή, όχι απαραίτητα ότι συμφωνούν με το περιεχόμενό της.
- Μια ευκαιρία για τον υπάλληλο να αντικρούσει εγγράφως το περιεχόμενο της επιστολής επίπληξης. Ο εργαζόμενος μπορεί να συμφωνήσει, να διαφωνήσει, να εκφράσει τη συνωμοσία και ούτω καθεξής. Οι αντιρρήσεις από τον υπάλληλο επισυνάπτονται στις πρωτότυπες επιστολές επίπληξης.
Ακολουθούν δύο παραδείγματα επίσημων επιστολών επίπληξης. Χρησιμοποιήστε τα ως αναπτύσσετε τις δικές σας επιστολές.
Δείγμα επιστολής επίπληξης
Προς την:
Από:
Ημερομηνία:
Re: Επιστολή επιείκειας
Αυτή είναι μια επίσημη επιστολή επίπληξης για να σας ενημερώσουμε ότι η απόδοσή σας δεν πληροί τα αναμενόμενα επίπεδα συμβολής. Στη δουλειά σας ως τεχνικός εμπειρογνώμονας για την υποστήριξη πελατών, οι προσδοκίες για την απασχόληση αναπτύχθηκαν από ολόκληρη την ομάδα εμπειρογνωμόνων τεχνικής υποστήριξης και από τον διευθυντή τους. Αυτό σημαίνει ότι είναι το αποδεκτό πρότυπο για την απόδοση κάθε εμπειρογνώμονα τεχνικής υποστήριξης.
Αποτυγχάνετε να εκτελέσετε με τους ακόλουθους τρόπους.
- Ο αριθμός των πελατών που εξυπηρετείτε σε μια εβδομάδα είναι 30% χαμηλότερος από το επίπεδο που πληρούν οι υπόλοιποι ειδικοί τεχνικής υποστήριξης.
- Ο βαθμός δυσκολίας των προβλημάτων που επιλέγετε να απαντήσετε είναι 40% χαμηλότερος από το επίπεδο που επιτυγχάνει το υπόλοιπο προσωπικό.
- Ο χρόνος που ξοδεύουν οι πελάτες στο τηλέφωνο υπερβαίνει το υπόλοιπο προσωπικό κατά 25%.
Όπως μπορείτε να δείτε, στις τρεις πιο σημαντικές μετρήσεις απόδοσης για τη δουλειά σας, δεν μπορείτε να πετύχετε. Ο επιβλέπων σας έχει μιλήσει πολλές φορές και έχετε λάβει πρόσθετη εκπαίδευση. Κατά συνέπεια, πιστεύουμε ότι δεν είστε διατεθειμένοι να εκτελέσετε. Αυτό επηρεάζει δυσμενώς τον φόρτο εργασίας του υπόλοιπου προσωπικού της τεχνολογίας.
Πρέπει να δούμε μια άμεση βελτίωση και στους τρεις τομείς επιδόσεων ή να γίνουν επιπρόσθετες πειθαρχικές ενέργειες μέχρι και να τερματιστεί η απασχόληση.
Έχουμε την πεποίθηση ότι έχετε τη δυνατότητα βελτίωσης. Πρέπει να δούμε άμεση βελτίωση.
Γιώργος Peterson
Επόπτης
Marian Demark
Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού
Δεύτερο δείγμα επιστολής επίπληξης
Προς την:
Από:
Ημερομηνία:
Re: Επιστολή επιείκειας
Σκοπός αυτής της επιστολής επίπληξης είναι να σας επισημάνει επισήμως ότι η παρουσία σας επηρεάζει αρνητικά την ικανότητά σας να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας. Ενώ οι μισθωτοί που απαλλάσσονται, δεν απαιτείται να εργάζονται συγκεκριμένες ώρες, μια εβδομάδα εργασίας σαράντα ωρών είναι στάνταρ και αναμένεται.
Δεν έχετε εμφανιστεί για εργασία τουλάχιστον μια μέρα την εβδομάδα από τότε που ξεκινάτε τη νέα σας δουλειά και εργάζεστε μόνο τριάντα δύο ώρες την εβδομάδα. Ο διαχειριστής σας έχει ενημερώσει για τη διαθεσιμότητα χρόνου FMLA για προσωπικά ή οικογενειακά ιατρικά θέματα. Σας ρώτησε επίσης αν χρειάζεστε ένα κατάλυμα για να μπορέσετε να εκτελέσετε αποτελεσματικά τη δουλειά σας.
Έχει προτείνει να επισκεφθείτε το τμήμα ανθρωπίνων πόρων για να συζητήσετε αυτά τα θέματα και τη συμμετοχή σας. Έχετε αρνηθεί και τις τρεις ευκαιρίες που προσφέραμε για να σας βοηθήσουμε να βελτιώσετε αυτήν την κακή απόδοση.
Η πραγματικότητα είναι ότι δεν μπορείτε να εκτελέσετε την εργασία σας σε λιγότερο από σαράντα ώρες. Σας λείπουν οι προθεσμίες για τις εργασίες σας και η καθυστέρηση σας επηρεάζει δυσμενώς τη δουλειά των συνεργατών του τμήματος μάρκετινγκ. Λείπουν τις προθεσμίες τους ως αποτέλεσμα της αποτυχίας σας να εκτελέσετε.
Επιπλέον, η ημιτελή εργασία σας, όταν εκχωρείται στους συναδέλφους σας, θέτει τους φόρους εργασίας τους σε υπερφόρτωση δεδομένου ότι έχουν ήδη θέσεις εργασίας που απαιτούν σαράντα ώρες εργασίας την εβδομάδα. Αυτό είναι άδικο και δεν θα ανεχτούμε αυτές τις αρνητικές επιπτώσεις στον εργασιακό χώρο ξεκινώντας τώρα.
Πρέπει να δούμε μια άμεση βελτίωση στη συμμετοχή σας ή να τερματίσουμε την εργασία σας . Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να παρακολουθήσετε εργασία πέντε ημέρες την εβδομάδα. Αν αποτύχετε να εργαστείτε πέντε ημέρες την εβδομάδα, δεν μπορείτε να εκπληρώσετε τους στόχους για τους οποίους έχετε εργαστεί.
Οι συνήθεις πολιτικές αμοιβής που έχετε επιλέξει, σας δίνουν έξι αμειβόμενες ημέρες και δύο προσωπικές ημέρες άδειας που πρέπει να χρησιμοποιήσετε κατά τη διάρκεια ενός έτους. Πρέπει να κάνετε αίτηση για τις ημέρες των διακοπών εκ των προτέρων.
Έχετε ήδη χρησιμοποιήσει τέσσερις από τις αρρώστιες ημέρες σας και όλες τις προσωπικές σας ημέρες με τις τρέχουσες απουσίες σας. Δεν σχεδιάζουμε να διαθέσουμε περισσότερο χρόνο σε εσάς. Αυτό σας αφήνει μόνο με δύο ημέρες ασθενείας και τον χρόνο διακοπών σας που πρέπει να ζητήσετε εκ των προτέρων.
Εάν έχετε περισσότερη απουσία από τη διαθέσιμη αμοιβή, θα τερματίσουμε την εργασία σας. Ελπίζουμε ότι καταλαβαίνετε πόσο κοντά θα χάσετε τη δουλειά σας. Δεν θα λάβετε περισσότερες προειδοποιήσεις.
Χαιρετισμοί,
Mary Wilmont, Διευθυντής
Thomas Credence, Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού
Δείτε μια παραδειγματική επιβεβαίωση παραλαβής για οδηγίες σχετικά με το πώς ένας υπάλληλος που λαμβάνει επίπληξη έχει δικαίωμα απάντησης.
Δείγματα επιστολών επίπληξης
Αποποίηση ευθυνών: Σημειώστε ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.