Οι εργοδότες μπορούν να παράσχουν μια επιστολή σύστασης που ακολουθεί αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές
Οι εργαζόμενοι χάνουν τον έλεγχο των εποπτών όταν μετακινούνται, αλλάζουν θέσεις εργασίας ή συνταξιοδοτούνται.
Οι επιχειρήσεις κινούνται και κλείνουν ή συγχωνεύονται ή αποκτούνται. Τα τμήματα ανθρωπίνων πόρων χάνουν αρχεία.
Ακόμα και οι εργαζόμενοι που καταβάλλουν προσπάθειες να διατηρήσουν επαφή με έναν προηγούμενο επόπτη ως πιθανή αναφορά και να προετοιμάσουν τις αναφορές τους για έλεγχο αναφοράς, μπορούν να χάσουν την παρακολούθηση των υποστηρικτών τους με την πάροδο του χρόνου. Σε μια από τις προσπάθειές μου να λάβω αναφορές για έναν δυνητικό υπάλληλο, βρήκα μια επιχείρηση εκτός λειτουργίας, έναν επόπτη μετακόμισε σε άγνωστους χώρους και έναν επόπτη που είχε πεθάνει. Ευτυχώς, μία από τις τρεις εταιρείες είχε γραφείο HR που είχε αρχείο του υπαλλήλου και ήταν σε θέση να επιβεβαιώσει τις λεπτομέρειες της απασχόλησης - αλλά τίποτα άλλο.
Έχω ανάμεικτα συναισθήματα για μια επιστολή σύστασης. Όπως δηλώνω στην " Πώς να απαντήσω σε μια αίτηση ελέγχου αναφοράς" , μια επιστολή σύστασης διαρκεί για πάντα και το περιεχόμενό της μπορεί να μην ισχύει για χρόνια μετά τη σύνταξη της επιστολής σύστασης . Αλλά, μια επιστολή σύστασης είναι ένα δυνητικό δώρο για έναν αξιόλογο υπάλληλο.
Μια επιστολή συστάσεων μπορεί να σώσει την ημέρα. Γράφτηκε στην εταιρική χαρτοπωλεία, με μια σαφώς τυπωμένη διεύθυνση και τηλέφωνο, η επιστολή σύστασης παρέχει μια ενίοτε απαραίτητη ώθηση στα διαπιστευτήρια του αιτούντος. Ως εργοδότης, ιδιαίτερα αν περιμένετε αλλαγές, όπως μόλις περιγράψαμε, στην επιχειρηματική σας κατάσταση, οι εργαζόμενοι που σας αποχωρούν είναι υπέρ.
Προμηθεύετε τον υπάλληλο με επιστολή συστάσεως .
Γράψτε ένα γράμμα συστάσεως
Μια επιστολή σύστασης μπορεί να διαρκέσει για πάντα και είναι ένα στιγμιότυπο της απόδοσης ενός υπαλλήλου σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Κατά συνέπεια, δώστε τη σκέψη και τη φροντίδα για το πώς γράφετε μια επιστολή σύστασης και τις πληροφορίες που σας διαβιβάζει η επιστολή σας. Ακολουθήστε την πολιτική της εταιρείας σας σχετικά με μια επιστολή σύστασης, εάν υπάρχει πολιτική.
Σε κάθε περίπτωση, ζητήστε από το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού να αναθεωρήσει την επιστολή σας για να είστε σίγουροι ότι προστατεύετε τα συμφέροντα της εταιρείας σας και του δικού σας συμφέροντος. Γράψτε μια επιστολή σύστασης υπαλλήλου σύμφωνα με αυτές τις οδηγίες.
- Συμπληρώστε την επιστολή συστάσεων σχετικά με την αρχική χαρτοπωλεία της εταιρείας με τυπωμένη διεύθυνση, τηλέφωνο και πρόσθετες πληροφορίες επικοινωνίας σε τυποποιημένη μορφή επιστολών επιχειρήσεων. Μπορείτε να δώσετε στον υπάλληλο πολλά αντίγραφα της επιστολής σύστασης σχετικά με την επιστολόχαρτο σε ένα φάκελο χαρτικής. (Αυτό μπορεί να αποθαρρύνει την κακή πρακτική της κατ 'επανάληψη φωτοτυπίας μιας επιστολής σύστασης - για πάντα.)
- Αντιμετωπίστε την επιστολή σύστασης προς τον συγκεκριμένο εργοδότη ο οποίος ζητά την επιστολή σύστασης ή στον οποίο ο υπάλληλος σχεδιάζει να στείλει, τη συστατική επιστολή. Εάν η επιστολή σύστασης είναι γενική, απευθυνθείτε στην επιστολή: "Σε ποιον μπορεί να αφορά ."
- Υπογράψτε την επιστολή σύστασης με μελάνι και συμπεριλάβετε το όνομα, τον τίτλο εργασίας , την επέκταση τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
- Ξεκινήστε με: Αυτή είναι μια συστατική επιστολή για: Όνομα του Υπάλληλου.
- Περιγράψτε τη σχέση σας με τον υπάλληλο, τον τίτλο εργασίας του υπαλλήλου και τη δουλειά του υπαλλήλου. Για παράδειγμα, «Εγώ ήμουν ο προϊστάμενος του Mark όταν εργαζόταν ως εξειδικευμένος χειριστής μηχανών συναλλαγών στο Τμήμα Τόρνος στο Alcon Tool».
- Για τα κύρια στοιχεία της επιστολής συστάσεων, περιγράψτε τις βασικές ευθύνες της εργασίας του υπαλλήλου. Για παράδειγμα, οι κύριες ευθύνες του Mark ήταν η λειτουργία του μηχανήματος x. τη διατήρηση εργαλείων και εξοπλισμού της εταιρείας. δημιουργώντας έναν ασφαλή και καλά διατηρημένο χώρο εργασίας. την αντιμετώπιση προβλημάτων ποιότητας, μηχανών και επιδόσεων. υπηρετώντας ως ηγέτης της ομάδας αλλαγής ημέρας. με την υποστήριξη μου ως αναπληρωτή επόπτη κατά την απουσία μου. και υπηρετώντας ως επικεφαλής της ομάδας συμμετοχής των εργαζομένων.
- Στη συνέχεια, στο σώμα της επιστολής σύστασης, παρέχετε τη συνολική εκτίμηση της συμβολής και της αξίας του εργαζομένου. Η δήλωση θα πρέπει να αντικατοπτρίζει ότι η αξιολόγηση είναι για την απόδοση του Mark σε ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο. Για παράδειγμα, «ο Mark ήταν ένας πολύτιμος εργαζόμενος που συνέβαλε πολύ πάνω από τον κανόνα όταν εργάστηκε στο τμήμα μου. Αυτό είναι προφανές και αναγνωρίστηκε από την αποστολή του σε ρόλους ηγεσίας. "
- Δηλώστε γιατί ο Mark άφησε την εργασία σας στην επιστολή σύστασης εάν οι λόγοι υποστηρίζουν την επόμενη ευκαιρία απασχόλησης του Mark. Για παράδειγμα, "Mark left Alcon Tool για να δεχτεί τη θέση του επόπτη σε άλλη εταιρεία. Μια δουλειά επόπτη δεν θα ήταν διαθέσιμη εδώ και αρκετά χρόνια. "
- Τελειώστε την επιστολή συστάσεων σχετικά με μια θετική σημείωση. Για παράδειγμα, "Λυπούμαστε που βλέπουμε τον Mark να πηγαίνει, αλλά του εύχλει όλα τα καλύτερα στη νέα του δουλειά ως επιβλέπων".
- Τέλος, δηλώστε ότι ο δυνητικός εργοδότης μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας εάν χρειάζεται πρόσθετες πληροφορίες. Υπογράψτε και συμπληρώστε την επιστολή σύστασης.
Αυτές είναι οι κατάλληλες συνιστώσες της επιστολής συστάσεως των εργαζομένων.
Τι να μην γράψετε σε μια επιστολή συστάσεως
Ορισμένες προειδοποιήσεις είναι σωστές πριν γράψετε στον υπάλληλο μια επιστολή σύστασης . Όταν γράφετε μια επιστολή σύστασης, μην κάνετε δηλώσεις αυτού του είδους. Μην:
- Παρέχετε λεπτομέρειες που ενδεχομένως να μην γνωρίζετε σίγουρα αν ήταν εκτός των ορίων της απασχόλησης του εργαζομένου στην επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, μην αναφέρετε την εταιρεία για την οποία πιστεύετε ότι ο εργαζόμενος πήγε να εργαστεί. Μπορεί να μην ξέρετε αν ο εργαζόμενος ήταν ποτέ εργαζόμενος εκεί. Ο Μάρκος είπε ότι είχε αποδεχθεί δουλειά ως επιβλέπων. Η επιστολή σύστασής σας δεν πρέπει να παρέχει δυνητικά αντικρουόμενες πληροφορίες που θα μπορούσαν να προκαλέσουν μεταγενέστερα προβλήματα για τον εργαζόμενο στην αναζήτηση εργασίας του.
- Προβλέψτε το μέλλον. Η μόνη απόδοση που μπορείτε να παρατηρήσετε είναι η απόδοση που βιώσατε ενώ ο εργαζόμενος εργάστηκε για εσάς. Οτιδήποτε άλλο είναι η κρυστάλλινη σφαίρα που βλέπει και είναι ακατάλληλη για μια επιστολή σύστασης. Αυτό είναι ακατάλληλο: «Είμαι βέβαιος ότι θα λάβετε την ίδια υποδειγματική απόδοση από τον Mark που κάναμε όταν εργάστηκε για το Alcon Tool». ζωή αλλαγή? συμβαίνουν απρόβλεπτα συμβάντα. Σε εσάς ή σε έναν πιθανό εργοδότη δέκα χρόνια κάτω από το δρόμο, αυτό δεν είναι επαληθεύσιμο.
- Παροχή προσωπικών, προστατευμένων ή εμπιστευτικών πληροφοριών προσωπικού χαρακτήρα όπως μισθός, αριθμός κοινωνικής ασφάλισης , φυλή, θρησκεία, οικογενειακή κατάσταση, οικογενειακή σύνθεση, ιατρικά προβλήματα ή ηλικία. (Μια πραγματική επιστολή συστάσεως που έλαβα έστω, είπε ότι ο επιβλέπων ήταν βέβαιος ότι η Betty θα βελτίωνε τη συμμετοχή της και θα ήταν εξαιρετική υπάλληλος τώρα που το διαζύγιό της ήταν τελικό, τα προβλήματα της παιδικής φροντίδας της είχαν επιλυθεί και ο πρώην σύζυγός της είχε μετακομίσει εκτός Είμαι βέβαιος ότι ο επόπτης εννοούσε αυτή τη σύσταση με θετικό τρόπο.)
- Παρέχετε οτιδήποτε άλλο εκτός από τις πραγματικές πληροφορίες που μπορείτε άμεσα, με προσωπική εμπειρία, να αναφέρετε.
Ένα αντίγραφο της επιστολής σύστασης , μετά από εξέταση από το ανθρώπινο δυναμικό , θα πρέπει να τοποθετηθεί στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου .