Τι θα έπρεπε (και δεν έπρεπε) να τοποθετήσετε σε ένα αρχείο προσωπικού προσωπικού
Σε άλλες, η πρόσβαση περιορίζεται στο προσωπικό του προσωπικού και οι υπάλληλοι μπορούν να ζητήσουν πρόσβαση στα αρχεία τους. Οι δικηγόροι μπορούν επίσης να παραπέμψουν το περιεχόμενο των αρχείων προσωπικού για αγωγές και καταγγελίες Επιτροπής EQUAL .
Ένας πρώην υπάλληλος μπορεί επίσης να ζητήσει αντίγραφο των προσωπικών του αρχείων.
Με όλες αυτές τις δυνητικές χρήσεις και τους πιθανούς θεατές των αρχείων προσωπικού σας, ο εργοδότης πρέπει να φροντίσει να διατηρεί αμερόληπτη, τεκμηριωμένη τεκμηρίωση του ιστορικού απασχόλησης ενός υπαλλήλου στα αρχεία προσωπικού σας. Κατά συνέπεια, εφαρμόστε αυτές τις γενικές οδηγίες στα έγγραφα που διατηρείτε στα αρχεία προσωπικού του οργανισμού σας.
Γενικές οδηγίες για το περιεχόμενο του αρχείου προσωπικού του προσωπικού
- Οι πληροφορίες στα αρχεία προσωπικού πρέπει να είναι πραγματικές. Επιθεωρήσεις προσωπικού ή ανθρώπινων πόρων · τυχαίες σημειώσεις. κουτσομπολιό; αβάσιμες φήμες. ερωτήσεις, αναφορές ή καταγγελίες από άλλους εργαζόμενους που δεν έχουν εξερευνηθεί. ισχυρισμοί που δεν επιδιώχθηκαν, διερευνήθηκαν και ολοκληρώθηκαν. και οποιεσδήποτε άλλες μη πραγματικές πληροφορίες, σχόλια ή σημειώσεις θα πρέπει να αποκλείονται από το αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου.
Ένα από τα χειρότερα παραδείγματα επιθετικών σχολιασμών που ένας διευθυντής HR βρήκε κατατεθειμένος σε αρχείο προσωπικού, αφορούσε τις σημειώσεις συνέντευξης του διαχειριστή μίσθωσης. Ένας δήλωσε: "Πιθανώς πάρα πολύ λιπαρά για να σηκωθεί και να κατεβείτε τις σκάλες όπως απαιτείται." Φανταστείτε τον υπάλληλο, έναν πληρεξούσιο και ακόμη και μελλοντικούς υπαλλήλους και επόπτες που διαβάζουν τέτοια σχόλια.
Σε μια άλλη εταιρεία, ο διευθυντής βρήκε άκαρπες σημειώσεις που οι διευθυντές και άλλοι είχαν τοποθετήσει στα αρχεία του υπαλλήλου, όπως: "Η Μαρία είναι θυμωμένη γιατί δεν κέρδισε, επιβράδυνε το έργο της με σκοπό να φτάσει ακόμα και με τον διευθυντή της". Δείτε το πρόβλημα;
- Τα αρχεία προσωπικού πρέπει να ανατίθενται προσεκτικά στις κατάλληλες θέσεις αρχείων τους. Προσδιορίστε ένα πρωτόκολλο για τα αρχεία του προσωπικού της επιχείρησής σας με βάση τους κρατικούς και ομοσπονδιακούς νόμους , τους νόμους για την απασχόληση, όπως ο Νόμος περί Φορητότητας και Υπευθυνότητας Ασφάλισης Υγείας του 1996 (HIPAA) και οι βέλτιστες πρακτικές των εργοδοτών.
Στη συνέχεια, κολλήστε με το πρωτόκολλο. Δεν θέλετε να βρείτε τυχαίες δικαιολογίες του γιατρού που μπαίνουν στο αρχείο προσωπικού όταν ανήκουν σε ιατρικό φάκελο. Ούτε εσείς θέλετε το σκεπτικό και την αιτιολόγηση της προώθησης ενός υπαλλήλου στο αρχείο μισθοδοσίας.
Επίσης, δεν θέλετε τα αρχεία μιας απόφασης πρόσληψης που να περιλαμβάνει έλεγχο ιστορικού ή σημειώσεις από συζητήσεις με πρώην εργοδότες στο αρχείο προσωπικού.
- Οι υπεύθυνοι εποπτείας, οι διευθυντές και οι λοιποί υπάλληλοι που τοποθετούν τεκμηρίωση σε αρχεία προσωπικού πρέπει να εκπαιδεύονται για την κατάλληλη σύνταξη της τεκμηρίωσης. Δηλώνοντας σε έναν υπάλληλο να κατακρίνει ότι ο υπάλληλος ήταν ένα πλήρες αδιέξοδο δεν θα κερδίσει τα αρχεία του προσωπικού σας οποιαδήποτε βραβεία, αλλά ανειδίκευτοι εποπτικοί είναι γνωστό ότι γράφουν παρόμοιες δηλώσεις.
Καλύτερα, περιορίστε την πρόσβαση στα αρχεία στο προσωπικό του προσωπικού HR που είναι υπεύθυνο για τα αρχεία και γνωρίζει τι πρέπει και δεν πρέπει να τοποθετηθεί σε αρχείο προσωπικού. - Ισορροπίστε τις πληροφορίες που καταχωρίζετε στα αρχεία προσωπικού, ώστε να συμπεριλάβετε τόσο τις θετικές όσο και τις αρνητικές πτυχές του ιστορικού απασχόλησης ενός εργαζομένου. Πολύ συχνά, τα αρχεία προσωπικού υπογραμμίζουν κάθε αρνητική εμφάνιση και χάνουν τα θετικά στοιχεία.
- Αναγνωρίστε τη διαφορά μεταξύ των προσωπικών σημειώσεων ενός επιβλέποντος σχετικά με το προσωπικό που το αναφέρει και τα επίσημα αρχεία προσωπικού της εταιρείας. Οι σημειώσεις του επιβλέποντος που χρησιμοποιούνται για τη βελτίωση της απόδοσης , για την παρακολούθηση των έργων και την ολοκλήρωση του στόχου και για τον δίκαιο προσδιορισμό των αυξήσεων και τα σχέδια ανάπτυξης επιδόσεων , ανήκουν, για παράδειγμα, στον ιδιωτικό φάκελο του επιβλέποντος, όχι στα επίσημα αρχεία προσωπικού της εταιρείας.
Αναγνωρίστε επίσης την ανάγκη να εκπαιδεύσετε εποπτικές αρχές σχετικά με τον τρόπο λήψης σημειώσεων και διατήρησης τεκμηρίωσης στο αρχείο διαχείρισης. Τα ίδια κριτήρια για τα γεγονότα, όχι τις απόψεις, και συγκεκριμένα παραδείγματα, όχι ακρόαση, ισχύουν για τα ιδιωτικά σημειώματα.
Οι ιδιωτικές σημειώσεις του επιβλέποντος μπορούν να κλητευθούν σε περίπτωση αγωγής, επομένως συνιστάται προσοχή ακόμη και για ιδιωτικά σημειώματα. Δεν συνιστάται η άσκηση των εποπτών που κρατούν αντίγραφα των αρχείων που υπάρχουν στο επίσημο αρχείο προσωπικού του προσωπικού στο αρχείο διαχείρισης.
- Η πρόσληψη τεκμηρίωσης και οι σημειώσεις συνέντευξης παρουσιάζουν ένα κομμάτι ενός προβλήματος. Η καλύτερη πρακτική είναι η διατήρηση ξεχωριστού αρχείου για κάθε θέση που συμπληρώνετε, η οποία περιλαμβάνει όλη την τεκμηρίωση που σχετίζεται με την πλήρωση αυτής της θέσης από την απόσπαση εργασίας μέχρι τους ελέγχους αναφοράς. Οι φάκελοι των αιτημάτων, οι συνοδευτικές επιστολές και οι αιτήσεις ανήκουν σε αυτό το φάκελο εκτός από το ότι πρέπει να μετακινήσετε την αίτηση του μισθωτού υπαλλήλου στο αρχείο προσωπικού του προσωπικού.
Αυτό το αρχείο έχει τους επίσημους καταλόγους ελέγχου και τις φόρμες που προσπαθούν για την αμερόληπτη εκπροσώπηση των προσόντων ενός δυνητικού υπαλλήλου και υποστηρίζουν την απόφασή σας να προσλάβετε τον πιο εξειδικευμένο υποψήφιο. Οι απόψεις και οι σημειώσεις του διαχειριστή προσλήψεων που λήφθηκαν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης δεν ανήκουν σε αυτό το αρχείο. Οι Ανθρώπινοι Πόροι μπορούν να συλλέξουν αυτές τις σημειώσεις για να διατηρήσουν πλήρη τεκμηρίωση σχετικά με μια απόφαση απασχόλησης, αλλά δεν ανήκουν στα αρχεία προσωπικού.
- Η τεκμηριωμένη τεκμηρίωση σχετικά με τις αποφάσεις απασχόλησης, όπως η προώθηση , η μεταφορά σε μια παράλληλη ευκαιρία , και οι αυξήσεις μισθών ανήκουν στα αρχεία προσωπικού. Οι απόψεις του επόπτη ή του HR σχετικά με τον υπάλληλο δεν το κάνουν. Η επίσημη τεκμηρίωση πειθαρχικής δράσης , όπως μια γραπτή προειδοποίηση , ανήκει επίσης στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου.
Συγκεκριμένα παραδείγματα τεκμηρίωσης που δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στα αρχεία προσωπικού
Οι παρακάτω πληροφορίες δεν πρέπει να καταχωρούνται στα αρχεία προσωπικού. Η τεκμηρίωση μπορεί να απαιτεί χωριστό φάκελο, μπορεί να καταταχθεί ως σημειώματα εποπτείας ή διαχείρισης ή δεν πρέπει να τηρείται καθόλου από τον εργοδότη.
- Οποιεσδήποτε ιατρικές πληροφορίες ανήκουν στον ιατρικό φάκελο .
- Οι πληροφορίες μισθοδοσίας ανήκουν στο αρχείο μισθοδοσίας .
- Τα έγγραφα που περιλαμβάνουν αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης των εργαζομένων ή πληροφορίες σχετικά με τις προστατευόμενες ταξινομήσεις ενός εργαζομένου, όπως η ηλικία, η φυλή, το φύλο, η εθνική καταγωγή, η αναπηρία, η οικογενειακή κατάσταση, οι θρησκευτικές πεποιθήσεις κ.ο.κ., δεν πρέπει ποτέ να φυλάσσονται στα αρχεία προσωπικού.
- Η εποπτική τεκμηρίωση για τη διαχείριση της εργασίας ενός εργαζομένου, ο καθορισμός στόχων, η ανατροφοδότηση που παρέχεται κ.ο.κ. θα πρέπει να κατατίθεται σε έναν ιδιωτικό φάκελο ή έναν διαχειριστή.
- Το υλικό έρευνας, συμπεριλαμβανομένης της καταγγελίας των εργαζομένων, των συνεντεύξεων μαρτύρων, της συνέντευξης των εργαζομένων, των ευρημάτων, των συστάσεων των δικηγόρων και της επίλυσης, καθώς και η παρακολούθηση για την αποφυγή αντιποίνων , πρέπει να βρίσκονται σε φάκελο έρευνας χωριστά από τα αρχεία προσωπικού.
- Ο φάκελος I-9 του υπαλλήλου αρχειοθετεί σε ένα αρχείο ή τοποθεσία I-9 , μακριά από τα αρχεία προσωπικού του προσωπικού.
- Πραγματοποιήστε ελέγχους ιστορικού, συμπεριλαμβανομένου του ιστορικού ποινικού μητρώου, πιστωτικών εκθέσεων και ούτω καθεξής, καθώς και τα αποτελέσματα της δοκιμής φαρμάκων σε ένα ξεχωριστό αρχείο που δεν έχουν πρόσβαση οι επόπτες, οι διαχειριστές και ο υπάλληλος. Η SHRM συνιστά είτε αυτό το ξεχωριστό αρχείο είτε συνιστά ότι αυτές οι πληροφορίες μπορούν επίσης να κατατεθούν στον ιατρικό φάκελο του υπαλλήλου.
- Τα αρχεία ισότητας ευκαιριών προσωπικού , όπως τα έντυπα αυτοδιάθεσης και οι κυβερνητικές εκθέσεις, δεν θα πρέπει να φυλάσσονται στο αρχείο προσωπικού ούτε σε κανένα σημείο του επόπτη.
Εάν ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες, ο οργανισμός σας αποθηκεύει αποτελεσματικά το ιστορικό απασχόλησης και τα αρχεία προσωπικού στην κατάλληλη τοποθεσία.
Αποποίηση ευθυνών: Σημειώστε ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.